随着业务扩张，利润率增加，对额外员工和分支机构的需求可能成为现实。当这种情况发生时，对于每个企业家来说，它就成为梦想成真。然而，成长型企业也面临着相当多的挑战，包括其所依赖的系统的刚性。其中一个例子是基于 Excel 的质量管理系统 (QMS)，该系统在开始运营时非常有价值，但在公司扩张时却变得不可靠。

Microsoft Excel 仍然是全球最受欢迎的电子表格应用程序之一，组织以及临时用户都依赖其广泛的数据存储功能。当您的基于 Excel 的 QMS 不再适用时，您会发现越来越多的电子表格问题继续让您焦躁不安。这意味着如果您想提高质量管理的效率，您需要尽早采取行动。

以下一些迹象表明您的基于 Excel 的 QMS过度拉伸并且不再能给你带来顺利运作所带来的平静。

在质量管理方面，速度至关重要。您不能依赖基于 Excel 的 QMS，因为它无法实时了解您的日常活动，因此随着您的业务增长而无法做出响应。

通常，当您从系统下载未格式化的报告，将其剪切并粘贴到 Excel 中，汇总数据，然后将每个电子表格发送到相应的组时，您已经远远超过了截止日期。基于 Excel 的 QMS 不再可靠。原因是您最终假设最终报告中没有潜在错误，并且它与源系统中的内容相关。

当这种情况发生时，决策者很难计算支出、规划未来并做出主动决策来改进企业内部的质量管理。这只会让他们的工作变得困难。

集成的QMS改进了报告。标准表格和报告可供公司所有团队使用，并且基于相同的数据。这一切都有助于实现制造零件的一致性、可追溯性和效率。

在质量流程中使用电子表格是必要的。这些电子表格通常有大量的列和行，甚至更多的选项卡。它们随着每个项目呈指数级增长。俗话说旧习难改，这句话是对的。发现您的设施在几年后依赖于特定文件，同时向其中添加新的单元格和工作表而不承认此类文件的增长，这种情况并不罕见。这是一个重大挫折，因为巨大的 Excel 文件很容易出现手动错误，而且速度很慢。

单元格中的一次错误输入可能会产生不准确的结果。反过来，这将损害那些您将用于决策的数据此外，如果打开文件时程序崩溃，大型 Excel 文件可能会导致数据丢失。尽管 Excel 非常适合管理较小的数据集，但随着实体的扩展，依赖单个电子表格并不可行。

QMS 系统中的集中数据库为质量流程中使用的所有数据提供存储库。图纸、表格、报告、法规和批准都集中在一个位置，并且可以轻松地进行下游流程和审核。

使用 Microsoft Excel 进行质量管理通常需要几个手动过程，包括从系统下载原始结果、将数据剪切并粘贴到多个 Excel 文件中所需的格式、汇总数据以及更新公式和链接。您也不应该忘记在执行此操作时检查错误。唷！多么艰巨的任务啊。

最重要的是，使用 Excel 进行质量管理是一个耗时的手动过程，不值得您花费时间和资源。此外，管理对 Excel 文件的最后一刻更改非常具有挑战性，而且您很容易忘记更新公式和链接。由于管理团队依赖真实的信息，基于 Excel 的 QMS 错误会影响他们的信心，从而导致错误的决策，最终导致不一致、效率低下和资源浪费。

当前的技术提供了以前手动流程的自动化和优化。全面的自动化工具可降低成本，防止人为解释错误，提高交货时间和零件质量，确保您的客户始终对您的产品充满信心。

如果您在团队环境中使用基于 Excel 的 QMS，则一次只有一个人可以编辑每个文件，这是一个重大挫折，会在很多方面影响您的操作。在这种情况下，当某人打开此类文件时，其他人要么必须等待，要么在该文件可用时要求通知。这实在是太不方便了。

在这种情况下，另一种选择是保存该文件的新版本并稍后尝试合并更新。因此，如果需要等待同事编辑 Excel 文件才能处理其他任务，您很可能会发现工作效率降低。这最终也会影响客户服务和您组织的声誉。

现在你可以看到。出现上述任何迹象都表明您基于 Excel 的 QMS 不再可靠，并且您的工厂需要更好的替代方案。电子表格当你的公司扩大时，使用电子表格或纸张作为质量体系的基础是不可行的，因为你将遇到的限制。

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